DEPOK – Program Studi Manajemen Rekod dan Arsip (MRA) Program Pendidikan Vokasi Universitas Indonesia (UI) mengadakan pelatihan pengelolaan arsip vital untuk sekolah SMA sebagai langkah antisipasi bencana di Kampus Vokasi UI, Kota Depok, Kamis (3/10/2019).
Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang. Apabila hilang atau rusak maka sebuah organisasi berada dalam resiko tinggi ataupun menjadi tidak berfungsi.
Untuk itu Vokasi UI disini memberikan pelatihan diikuti oleh 21 Sekolah di Depok dan Jakarta Selatan. Kegiatan pelatihan ini merupakan bagian dari pengadian masyarakat UI dalam kelompok Kegiatan Aksi UI Untuk Negeri : Siaga Bencana.
Menurut Ketua Pengabdian Masyarakat sekaligus Ketua Program Studi MRA Vokasi UI, Indonesia adalah negara dengan risiko bencana tinggi.
“Berdasarkan data dari penelitian yang dilakukan oleh United Nation Development Program (UNDP), Indonesia berada di cincin api Pasifik yang menyebabkan risiko tinggi pada bencana gempa bumi, letusan gunung berapi, banjir, dan tsunami,”bebernya.
Dengan demikian hal tersebut menuntut semua orang untuk lebih hati-hati dan teratur dalam pengelolaan arsip.
Dyah menjelaskan SMA dipilih karena merupakan organisasi pendidikan yang bergantung pada arsip vital. “Salah satunya adalah data rapor siswa yang saat ini menjadi dasar untuk masuk ke perguruan tinggi dari jalur undangan maka pengelolaan arsip vital harus menjadi perhatian sekolah SMA karena harus dijaga dan dikelola dengan baik agar bila sewaktu-waktu terjadi bencana maka sudah ada langkah antisipasi,” tambah Dyah Safitri,
Pelatihan mencakup pengenalan tentang arsip vital dan hubungannya dengan bencana.
“Para Guru dan tenaga tata usaha dikenalkan dengan bahan fisik arsip berupa kertas bebas asam (acid free) dan tinta arsip sehingga dokumen fisik dapat awet bertahan hingga puluhan tahun tanpa kerusakan. Selain itu juga dikenalkan mengenai alih media arsip vital yaitu dokumen fisik yang dipindah menjadi file komputer menjadi arsip digital,”ungkapnya.
Selain itu, juga dikenalkan alat-alat pemindaian yang dapat bermanfaat dalam melakukan alih media sekaligus praktiknya. Setelah tahu bagaimana cara menyimpan arsip yang baik, para peserta juga diberi pengetahuan tentang deskripsi arsip yang sangat bermanfaat dalam pencarian arsip vital kelak.
“Jadi kalau cari-cari arsip tidak kesusahan lagi” ucap Dyah.
Terpisah, peserta pelatihan dari SMAN 1 Depok, Siti Jainab, mengatakan bahwa mengelola arsip vital sekolah sangat penting sebagai langkah perlindungan diri dari bencana.
“Dalam pelatihan ini sekolah mendapat banyak manfaat dalam pengelolaan arsip vital khususnya bagaiamana mengelolah dokumen rapor siswa sebagai persyaratan nanti masuk ke perguruan tinggi melalui jalur undangan. Sekolah memiliki tanggung jawab besar dalam menyimpan arsip-arsip tersebu,”imbuhnya.
Pelatihan ini diharapkan dapat memberikan manfaat yang luas untuk dukungan keberlangsungan sekolah. Ibarat pepatah sedia payung sebelum hujan, langkah antisipasi menghadapi bencana sangat diperlukan untuk pengelolaan arsip vital. Ketika benar-benar terjadi bencana maka sekolah pun siap sehingga arsip vital sekolah dapat terjaga dan terselamatkan. (angga/tri)
