JAKARTA– Perumda Pasar Jaya melakukan terobosan untuk mempermudah dan melakukan efisiensi proses administrasi perusahaan. Hal ini dilakukan dengan cara menghadirkan system e-Office sebagai pengganti persuratan resmi yang selama ini biasa dilakukan secara manual dengan kertas.dibuka melalui perangka telektronik,” ujar Arief Nasrudin, DirekturUtamaPerumdaPasar Jaya.
Dalam system persuratan ini masing user dapat membuat surat-menyurat baik untuk kepentingan internal dan eksternal perusahaan. Berbeda dengan persuratan yang dibuat dengan kertas yang memerlukan koreksi manual dan tanda tangan basah sebagai tanda keabsahan surat, dengan e-Office Perumda Pasar Jaya koreksi dan keabsahan hanya memerlukan persetujuan yang dilakukan secara online dan bias dilakukan dimanapun.
Dalam proses persuratan elektronik ini, di dalam system telah disiapkan sedemikan rupa sehingga memudahkan pengguna membuat konsep surat/nota/undangan. Untuk membuat surat dan menentukan kesiapa saja suratnya dikirim telah disiapkan shortcut pada menu atau tombol pada halaman utama.
“Ini bisa memotong waktu proses administasi yang biasanya dilakukan secara manual, pemberi disposisi bias melakukan tugasnya kapan saja dan
dimana saja karena bisa dibuka melalui perangka telektronik,” ujar Arief Nasrudin, Direktur Utama Perumda Pasar Jaya.
Di setiap perusahaan saat ini seluruh sistem manual memanglah sudah selayaknya beralih ke sistem elektronik. Karena untuk pencarian surat saja sistem manual membutuhkan waktu yang sangat lama. Belum lagi bilas urat yang dicari bersifat sangat pentingakan mempersulit pencariannya jika bertumpuk dengan berbagai surat lainnya.
Selain itu dengan sistem manual maka anggaran belanja juga semakin membengkak untuk membeli kertas demi menunjang aktivitas persuratan. Dengan sistem elektronik yang berbasis pada Papperless maka penggunaan kertas bias ditekan pemakaiannya.
“Dengan system e-Office ini penyimpanan dokumen arsip dilakukan secara elektronik, sehingga mampu mengatasi masalah keterbatasan ruang penyimpanan dokumen. Penerapan e-Office juga memberikan kemudahan dalam proses pencatatan, pencarian, pertelaan, serta pelaporan dokumen secara online, juga kemudahan mengelola arsip,” katanya.
Pasar Jaya sendirimerupakan BUMD Pertama di Indoneia yang menggunakan aplikasi Team Mate Audit Management System. Dengan adanya system ini dapat memonitor kinerja internal audit serta mudah dalam melakukan monitoring atas tindak lanjut temuan, baik temuan internal maupun eksternal. (st/yp)
